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Projektumfang
Folgende Teilprojekte wollen wir in der Maßnahme Changelab im Förderzeitraum umsetzen:
Wir schaffen Austauschtreffen für alle Mitarbeiter:innen der Gemeinden in der Smarten Region Würzburg und der kommunalen Tochtergesellschaften. Diese Formate, zu denen z. B. Impulsvorträge zum Thema "New Work" und "Fuckup Nights" zählen, sollen dazu beitragen, dass ein dauerhafter Dialog über Veränderungen in bestehenden Prozessen gestärkt wird.
Wir schaffen ein Schulungsangebot zum Thema New Work und Digitalisierung, das offen ist für alle Mitarbeiter:innen der beteiligten Verwaltungen. Themen sollen z. B. das Arbeiten in rollenbasierten Teams und die Barrierefreiheit digitaler Angebote sein.
Auch für die Öffentlichkeit sollen Schulungsangebote zum Thema Medien und Digitalisierung angeboten werden.
Alle Schulungsangebote werden on demand auf einer E-Learning-Plattform, die wir gemeinsam mit anderen Kommunen schaffen, verfügbar gemacht.
Wir wollen zudem verwaltungstaugliches Co-Working erproben, sowohl im analogen als auch im digitalen Raum. Letztendlich wollen wir Baukästen erschaffen, anhand derer sich Teams und Abteilungen aus verschiedenen Elementen Räume konfigurieren und bauen können. Ein solcher analoger Co-Working-Raum kann z. B. eine Fläche für die Arbeit in Gruppen, einen Stillarbeits-Bereich und eine Fläche für kreatives Arbeiten umfassen. Eine digitale Arbeitsumgebung kann z. B. ein Videokonferenzsystem, eine Dokumenten-Cloud und ein Abstimmungs-Tool beinhalten.
Wir erarbeiten schließlich Dienstanweisungen zum Umgang mit Open Data und Öffentlichkeitsbeteiligungen. Die Dienstanweisungen werden in genauer Abstimmung mit den politischen Verantwortlichen in der Stadtverwaltung und im Landratsamt definiert.
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Zielgruppen
Die Zielgruppe für das Changelab sind alle Verwaltungsmitarbeiter:innen, insbesondere diejenigen, die offen gegenüber einer Transformation ihrer Arbeit sind. Das können z. B. Personen sein, die sich mehr Flexibilität und Gestaltungsmöglichkeiten in ihrem Arbeitsalltag und einen offenen Austausch mit anderen Abteilungen wünschen. Auch Führungskräfte, die in ihren Abteilungen Arbeitsabläufe digitalisieren oder neue Arbeitsmethoden ausprobieren möchten, können durch das Changelab in ihrem Vorhaben unterstützt werden. Die Schulungsangebote für die Öffentlichkeit richten sich an alle Bürger:innen, die sich im Bereich Digitalisierung weiterbilden wollen.
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Ergebnisse aus der Öffentlichkeitsbeteiligung
Bei einer Vielzahl von Öffentlichkeitsbeteiligungsformaten im Zeitraum April bis November 2022 haben wir über das Smart-City-Projekt informiert und mit unterschiedlichen Anspruchsgruppen über Anregungen, Fragen und Wünsche zu den Smart-City-Maßnahmen gesprochen. Unter anderem hatten Bürger:innen die Möglichkeit, hier auf Würzburg Mitmachen, Kommentare mit ihrem Feedback abzugeben. Die Originalkommentare sowie die Projektseite aus der Strategiephase finden Sie hier.
Das Feedback wurde gesammelt und anschließend ausgewertet. Im folgenden Abschnitt wird kurz beschrieben, welchen Nutzen sich die Bürger:innen und Vertreter:innen von Anspruchsgruppen vom Changelab erhoffen und welche Anforderungen sie an die Umsetzung stellen:
Was ist das Nutzenversprechen der Maßnahme?
Mit dem Changelab soll eine Infrastruktur entstehen, die auch in Krisen die Verwaltungsarbeit unterstützt. Durch den Aufbau von Fähigkeiten sowie durch vorausschauendes Handeln sollen Krisen abgefangen werden können. Unter anderem soll das Know-how von Verwaltungsmitarbeitern und -mitarbeiterinnen im Bereich Digitalität verbessert werden und Wissen zu New Work und agilem Arbeiten aufgebaut werden. Die Verwaltungsmitarbeiter:innen wünschen sich außerdem, dass Orte für gemeinsames und interdisziplinäres Arbeiten entstehen. Sie erhoffen sich, dass das Changelab die abteilungs- und verwaltungsübergreifende Zusammenarbeit fördert und einen besseren interkommunalen Austausch ermöglicht.
Welche Anforderungen gibt es an die Maßnahme?
Zum Aufbau von Know-How soll den Verwaltungsmitarbeiterinnen und -mitarbeitern ein breites Angebot von Schulungen zur Verfügung stehen. Diese sollen sowohl durch interne als auch externe Expertinnen und Experten durchgeführt werden. Um auch nicht-digitale Zielgruppen zu erreichen, sollen die Schulungsangebote außerdem niedrigschwellig und aufsuchend sein. Mobiles und agiles Arbeiten soll durch die Einführung neuer Hard- und Software ermöglicht werden. Die eingesetzte Software soll einheitlich, nutzerfreundlich und barrierefrei sein. Außerdem sollte ein integriertes Onboarding für eine leichte Verständlichkeit sorgen. Für gemeinsames Arbeiten sollen geteilte Räumlichkeiten zur Verfügung stehen. Der Zugang dazu soll unkompliziert erfolgen, z. B. durch automatisierte Buchungen. Der Transformationsprozess der Verwaltung soll schrittweise und iterativ erfolgen. Durch regelmäßigen Austausch soll aus bisherigen Erfahrungen gelernt werden.
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Weiteres Vorgehen
In einem Pilotprojekt wird aktuell bereits das Co-Working in der Verwaltung erprobt. Die Erfahrungen daraus werden wir in den nächsten Monaten evaluieren. Außerdem werden wir detailliert die Bedürfnisse der beteiligten Verwaltungen und der Bürger:innen in Bezug auf die geplanten Teilprojekte abfragen und das Gesamtkonzept entsprechend anpassen. Außerdem soll mit den Fuckup Nights die erste Veranstaltungsreihe starten.