Heldenhelfer

• Projektumfang

  Wir schaffen eine Plattform, die es Vereinen und Initiativen ermöglicht, sich an einer zentralen Stelle zu verwalten. Dies umfasst unter anderem eine Mitgliederverwaltung, einen gemeinsamen Kalender und eine gemeinsame Dokumentenablage.

  Um die Vernetzung zwischen Vereinen und Initiativen zu erleichtern, wollen wir einen gemeinsamen Bereich, z. B. ein gemeinsames Forum schaffen, in dem sie sich austauschen und unterstützen können. Dies könnte beispielsweise für die gegenseitige Hilfe bei organisatorischen Fragen oder als Tauschbörse genutzt werden.

  Der Heldenhelfer soll zudem einen einheitlichen Zugangspunkt in die Verwaltung bieten. Geplant sind ein Bereich, in dem Vereine und Initiativen Fragen an die Verwaltung stellen können und eine intelligente Ausfüllhilfe, die mithilfe von Autovervollständigung Vorschläge bei Antragstellungen macht.

  Außerdem wollen wir dabei helfen, die Sichtbarkeit der Vereine und Initiativen und ihrer Arbeit zu erhöhen, indem der Heldenhelfer sie bei ihrer Öffentlichkeitsarbeit unterstützt. So soll die Pflege der Kommunikationskanäle durch Textvorschläge vereinfacht und die Bereitstellung von vereinsspezifischen Informationen automatisiert werden.

• Zielgruppen

  Der Heldenhelfer wird zur Unterstützung und Entlastung von ehrenamtlich engagierten Bürgern und Bürgerinnen entwickelt. Das können zum einen Personen sein, die in einem Verein aktiv sind und neben ihrer eigentlichen ehrenamtlichen Aktivität viel Zeit in administrative und organisatorische Arbeit stecken müssen. Diese Aufgaben sollen durch den Heldenhelfer so weit wie möglich vereinfacht werden. Zum anderen sollen auch Menschen, die eine neue Initiative gründen möchten, aber noch nicht auf ein Netzwerk und Erfahrungswerte zurückgreifen können, mit dem Heldenhelfer unterstützt werden. Außerdem möchte der Heldenhelfer sämtlichen Initiativen und Vereinen helfen, die sich mehr Sichtbarkeit wünschen, aber über keine Kenntnisse im Bereich Marketing verfügen.

• Ergebnisse aus der Öffentlichkeitsbeteiligung

  Bei einer Vielzahl von Öffentlichkeitsbeteiligungsformaten im Zeitraum April bis November 2022 haben wir über das Smart-City-Projekt informiert und mit unterschiedlichen Anspruchsgruppen über Anregungen, Fragen und Wünsche zu den Smart-City-Maßnahmen gesprochen. Unter anderem hatten Bürger:innen die Möglichkeit, hier auf Würzburg Mitmachen, Kommentare mit ihrem Feedback abzugeben. Die Originalkommentare sowie die Projektseite aus der Strategiephase finden Sie hier.

  Das Feedback wurde gesammelt und anschließend ausgewertet. Im folgenden Abschnitt wird kurz beschrieben, welchen Nutzen sich die Bürger:innen und Vertreter:innen von Anspruchsgruppen vom Heldenhelfer erhoffen und welche Anforderungen sie an die Umsetzung stellen:

  Was ist das Nutzenversprechen der Maßnahme?

  Die Mitglieder von Vereinen und ehrenamtlichen Initiativen hoffen, dass der Heldenhelfer ihre Arbeit entlastet und unterstützt. Der Heldenhelfer soll beispielsweise die interne Vereinsverwaltung vereinfachen, bürokratische Prozesse und den Informationsaustausch mit der Verwaltung vereinfachen und Unterstützung in rechtlichen Fragen bieten. Dadurch soll ihnen ermöglicht werden, ihre zeitlich begrenzten Ressourcen in die wesentliche ehrenamtliche Arbeit fließen zu lassen. Außerdem erhoffen sich die Vereine und ehrenamtlichen Initiativen, dass sie durch den Heldenhelfer sichtbarer werden und so die Gewinnung neuer Mitglieder und die Vernetzung mit anderen Vereinen erleichtert wird.

  Welche Anforderungen gibt es an die Maßnahme?

  Um diese Nutzenversprechen zu erreichen, fordern die Bürger:innen und Vereinsmitglieder, dass der Heldenhelfer eine zuverlässige Schnittstelle zur Verwaltung bietet. Außerdem soll stets die Aktualität der veröffentlichten Informationen garantiert und der Datenschutz sichergestellt werden. Um auch digitalkritische Personen überzeugen zu können, muss während der Umsetzung der Maßnahme klar deren Mehrwert kommuniziert werden. Außerdem soll es auch einen Offline-Zugang, etwa über das Heimatforum geben.

  Welche Anregungen und Wünsche gibt es für bestimmte Features der Maßnahme?

  Konkrete Ideen für Features, die der Heldenhelfer haben soll, sind Werkzeuge zur internen Organisation, also z. B. für die Mitgliederverwaltung, digitale Treffen und zur Terminplanung. Außerdem wünschen sich die Vereine und Initiativen, einen Homepage-Baukasten, mit dem sie auch ohne Webentwicklungskenntnisse einen Internetauftritt erstellen können. Auch ein Veranstaltungskalender und eine Plattform zur Vernetzung mit anderen Vereinen und Funktionen, die bei bürokratischen Abläufen unterstützen, z. B. eine Ausfüllhilfe für Anträge, werden vorgeschlagen.

• Weiteres Vorgehen

  Der Fokus im Jahr 2023 liegt darauf, die Funktionen des Heldenhelfers genauer auszuarbeiten. Dafür werden wir drei Pilot-Vereine und drei Pilot-Verwaltungsbereiche auswählen. Mit diesen werden wir detailliert analysieren, in welchen Bereichen sie durch den Heldenhelfer entlastet werden können und welche Kommunikationsschnittstellen zwischen ihnen benötigt werden. So werden wir entscheiden, welche konkreten Elemente der Heldenhelfer beinhalten soll.

  Ab 2024 erfolgen dann die Entwicklung der Heldenhelfer-Pilotplattform, eine Test-Phase und die Überarbeitung der Plattform. Zum Auslaufen des Projekts 2026 soll der Heldenhelfer allen Vereinen und Ehrenamtsgruppen sowie den Verwaltungen zur Nutzung bereitgestellt werden.

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